Rechnungen, Bewertungen, Lageralarme – automatisch. Ohne Programmierkenntnisse.
Du verschickst manuell Rechnungen, prüfst täglich den Lagerbestand und kopierst Bestelldaten zwischen Systemen hin und her? Das geht auch automatisch – ohne Programmierkenntnisse, ohne IT-Abteilung, für unter 50 Euro im Monat.
Die Tools: Make, Zapier oder n8n?
Make.com – Empfehlung für den Einstieg
Visueller Workflow-Builder, sehr günstig, starke Verbreitung im DACH-Raum. Das Prinzip: Module per Drag-and-Drop verbinden, Daten fließen automatisch von App zu App.
Kosten: Kostenlos bis 1.000 Operationen/Monat, danach ab ca. 10 Euro/Monat.
Zapier – der Marktführer
Über 6.000 Integrationen, niedrigster Lernaufwand. Der Haken: Bei Wachstum wird es teuer.
Kosten: 100 Tasks/Monat kostenlos, danach ab 30 USD/Monat.
n8n – für Datenschutz-Bewusste
Open Source aus Berlin. Kann auf eigenem Server betrieben werden – alle Kundendaten bleiben in Deutschland (DSGVO).
Kosten: Self-Hosting ab 4–6 Euro/Monat (Hetzner), Cloud ab 24 Euro/Monat.
Meine Empfehlung: Starte mit Make.com im Free Plan. In 30 Minuten hast du deinen ersten Workflow am Laufen.
7 Automatisierungen, die sich sofort lohnen
1. Bewertungsanfrage nach Lieferung
Vorher: Manuell vergessen oder 2–3 Stunden/Woche für E-Mail-Nachfassen.
Nachher: Sobald der Paketdienstleister „zugestellt" meldet, geht automatisch eine personalisierte Bewertungsanfrage raus – mit direktem Link zu Google oder Trusted Shops.
Ergebnis: +15–30 % mehr Bewertungen, 0 Minuten Aufwand.
2. Lagerbestand-Alarm
Vorher: Täglich manuell Lagerbestand prüfen, oft zu spät nachbestellen.
Nachher: Lagerbestand unter X Einheiten? Automatisch Slack- oder WhatsApp-Nachricht an den Einkäufer, optional gleich eine Bestellanfrage an den Lieferanten.
Ergebnis: Out-of-Stock-Situationen um 60–80 % reduziert.
3. Automatischer Rechnungsversand
Vorher: Jede Bestellung manuell in lexoffice/sevDesk anlegen – 5–10 Minuten pro Stück.
Nachher: Neue Bestellung → Rechnung wird automatisch erstellt, als PDF generiert und an den Kunden gesendet.
Ergebnis: Bei 50 Bestellungen/Monat ca. 4–8 Stunden gespart.
4. Retouren in 5 Minuten statt 48 Stunden
Vorher: Kunde schreibt E-Mail → Mitarbeiter prüft → erstellt Label → schickt zurück. Dauert 24–48h.
Nachher: Kunde füllt Formular aus → Retourenfenster wird automatisch geprüft → Label wird erstellt und per E-Mail verschickt.
Ergebnis: Durchlaufzeit von 2 Tagen auf unter 5 Minuten.
5. Social-Media-Post bei neuem Produkt
Vorher: Neues Produkt im Shop → Screenshot → Texten → in jede Plattform einzeln posten.
Nachher: Produkt wird als „aktiv" gesetzt → automatisch Post auf Instagram (via Buffer), Facebook-Shop und optional Newsletter-Push.
Ergebnis: 30–60 Minuten pro Produkt gespart.
6. Cross-Sell E-Mail-Sequenz
Vorher: Standard-Bestellbestätigung, keine Nachfass-Kommunikation.
Nachher: Tag 0: Bestellbestätigung mit Tracking-Link. Tag 3: „Wie gefällt dir...?" mit passendem Zubehör-Tipp. Tag 14: Bewertungsanfrage.
Ergebnis: Vollautomatisch, typisch +5–15 % Zusatzumsatz.
7. Buchhaltung vorbereiten
Vorher: Monatsabschluss = halber Tag mit CSV-Exporten und manuellem Sortieren.
Nachher: Make sammelt täglich Bestellungen, Zahlungseingänge und Ausgaben, formatiert sie DATEV-kompatibel und legt sie im geteilten Ordner ab. Dein Steuerberater greift automatisch auf aktuelle Daten zu.
Ergebnis: 3–5 Stunden/Monat gespart.
So startest du – in 4 Schritten
- Einen Prozess identifizieren – Was machst du mindestens 3x pro Woche identisch? Klassiker: Bewertungsanfrage nach Lieferung
- Make-Konto erstellen – make.com, Free Plan, fertiges Template wählen (z.B. „Shopify new order → Brevo")
- Ersten Workflow bauen – Mit Testdaten prüfen, nie mit echten Kundendaten starten
- Fehler-Alarm einrichten – E-Mail-Benachrichtigung bei fehlgeschlagenem Workflow
Nach 4–6 Wochen hast du das System im Griff und kannst weitere Prozesse selbst automatisieren.
Fazit: Du brauchst keine IT-Abteilung, um 24+ Stunden im Monat zu sparen. Ein Make-Account, 30 Minuten Setup und der erste Workflow läuft. Fang diese Woche an – mit einem einzigen Prozess.